外部化业务与电子商务

（OutsourcingandElectronicCommerce）在电子商务带来的众多机会中，有一种被称为“以电子方式化外部化”的业务：它是指使用技术手段将信息传递给负责处理外购功能的第三方，由它处理外购业务，并将公司所需要的信息返回给公司。国际商用机器公司已经以这种方式将其会计应收账款业务外部化，从而将需要特别处理的例外项目数量和需要手工处理的程度降低了几乎一半，减少到21％，虽然这仍占在东北事业部业务每月收入总额5亿多美元的2.8万张支票的相当大一部分。截至到1990年为止，国际商用机器公司仍对它的应收款项采用手工方式处理。支付款项要通过11家银行送达国际商用机器公司的七个地点。在对系统进行合理化改造之后，到1995年，国际商用机器公司仅通过一家银行和两个电子加锁信箱就可以完成那些业务了。电子商务在这方面的扩展包括每周以电子化的方式向银行发送一个开放应收账款文件当支付款项到达加锁信箱时，他们会和文件进行匹配，这包括用户号码、发票号码、日期和数额等完全匹配的数据被输入文件；银行的操作人员只处理那些不匹配的部分那些问题可能只是发票号码不正确或者未完全支付而已。关于银行无法解决的异常项目，每天会有一个报告送至国际商用机器公司在新系统建立之前，每一个异常情况都至少要有一个人负责，这些人常常在国际商用机器公司内不同的地方，因此储存和获取文件的成本很高。现在，在异常情况被银行发现之后的第二天，国际商用机器公司就可以处理它们了。异常情况的数量也已从40％降至21％，现金回收的速度也大大加快了。成功地进行外购的业务关键在于人员间的联系。银行和国际商用机器公司的人员每周都定期开会讨论前一周发现的问题。另外，用于将支票的扫描图像与数据文件进行匹配的软件有明确的、由专门小组不断改进的规则，而且这个规则涉及诸如接收部分付款、折扣、签名有效性等方面的问题。这是解决一个很细小但很麻烦的行政负担的一个简单方法，是商业头脑加上协作使这个办法能够奏效，而技术只不过是个工具罢了。