主办宴会的技巧

主办宴会是公共关系活动中的一种树立组织形象和答谢公众的方式。主办宴会的技巧就是宴会的安排方法。欢迎远来的贵宾，答谢合作者的支持，举行完开幕式或纪念活动之后，公关部门常常要设宴招待客人。举办宴会也是在树立组织的形象，因此举办宴会只能成功，不能失败，否则举办宴会的负功能将会超过它的正功能。为了使宴会举办的成功，公关人员要做好以下几件事：1．明确宴请目的。公共关系性质的宴会不同于通常的家宴，它需要有明确的宴请目的。同时，宴会也要表明宴请的目的，其实也就是要表明宴请的理由和期望。例如，庆功、答谢、送别、接风等，这都要在宴会上以友好而热情的方式向对方表示清楚。2.选好宴请的人员。公关性质的宴请都是为了某一特定的事件而举办的，为此，应该充分考虑到邀请与此事件有关的代表人物参加，既不要有严重的遗漏，又不要随便乱拉人凑数。在宴请的人员中，既要照顾面，又要考虑到他们之间的身份的相当，同时还要考虑到他们之间的人际关系，避免在宴会上产生不愉快。3．选择好宴会的形式。宴会的规格和形式要根据宴请的目的和人数而定，同时还要照顾到当地的风俗习惯，以及礼尚往来。一般来说，正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐、酒会更为合适。4．选择合适的时间和地点。宴请的时间最好是在应宴请的人员比较轻松的时候。为此，在确定宴请时间之前，最好先征求一下主宾的意见，看看何时对他最为合适，然后再作决定。如果他们最近工作特别忙，或者家庭有急事要办，就应适当延期，不要因此而失去自身的良好印象。宴请的地点要根据客人的习惯，人员的多少，规格的高低等因素而定。一般来说，比较隆重的宴会最好选择比较有名的地点，避免因卫生、环境、气氛等因素影响客人的兴致。5．及时发出请柬。凡宴请都要发请柬，这既是一种礼貌，也可对客人起说明、备忘作用。请柬要提前送到，最好在一周前送到，以便客人提前安排。同时，请柬要设计得精美些。6．饭菜要适合客人的口味。客人可能来自不同地区、民族，还可能有不同的习惯、年龄。所以，选定饭菜时，勿忘根据不同客人的口味来安排桌次和饭菜。有一件事千万不能忘，给不吃猪肉的民族的客人特意准备好饭菜。7.妥当地安排席位。为了使在主办宴会时不失礼节，要事先安排好客人的席位。如果宴会有几席，应安排主桌，将贵宾安排在这一桌上。其他各座也最好有主有客，妥善安排。安排席位时，要考虑到不同国度、不同地区和民族的习惯。同时，还要把比较熟悉和友好的人安排在一起，这样能避免尴尬局面或冷场的出现。如果桌数较多，最好写明座位卡，避免入席时的混乱。8.调节好宴会气氛。宴会是有主人的舞台，公关人员在此要起到应有的作用。在祝酒时，要向客人介绍祝酒人。在进餐过程中，要注意引发更多人的话题，形成一个友好而热情洋溢的气氛。在进餐开始不久，要主动向有关人员敬酒。敬酒要以比较年长、尊贵的来宾为主要对象。敬酒时，不要点酒不沾，要喝一口，以示尊敬，9．要有一个完善的结尾。进餐接近尾声时，容易出现“降温现象”。此时，公关人员可以向他们介绍菜肴的特色，引起他们的食欲。同时，可利用这个机会和客人广泛地畅谈，要记住这是公关活动的好机会。在客人没放筷之前，不要提前放筷。当客人用餐已毕，勿忘把客人送出门口，并表示“再见”。